W pracy trenerskiej ważne są nie tylko narzędzia do pracy z grupą, ale równie istotne są narzędzia do organizacji pracy własnej.
ok. 5 minut czytania .
Artykuł ukazał się oryginalnie w serwisie EPALE >>>
Ten tekst dojrzewał kilka miesięcy. Po tym, jak podzieliłam się z Wami zachwytem nad SessionLab i ClickMeeting dłuuuuuugo zastanawiałam się, co powinno, jako trzecie, znaleźć się na moim trenerskim podium. Wybór nie był oczywisty, ponieważ, poza wspomnianymi, korzystam z bardzo szerokiego wachlarza przeróżnych aplikacji i programów w bardzo różnym stopniu.
Jest jednak jeszcze jedna aplikacja, której używam równie często i jest ona dla mnie bardzo ważna. Nie chodzi jednak o program przeznaczony stricte do prowadzenia pracy trenerskiej, stąd długo się zastanawiałam, czy może on być moim TOP 3. Jest związany z zarządzaniem swoim czasem i zadaniami – co wydaje się być jedną z najważniejszych umiejętności trenerki-freelancerki.
Proszę Państwa, oto Toggl track
Moja historia z Togglem zaczęła się od dwóch potrzeb: łatwego rozliczania się za godziny płatnej pracy (przecież nie będę prowadzić tabelek w Excelu!) oraz zrozumienia, ile czasu zajmują mi czynności wokół tworzenia szkoleń.
W środowiskach trenerskich bardzo często pada pytanie: Jak wycenić szkolenie? Najczęstszą odpowiedzią jakiej udzielają doświadczone trenerki i doświadczeni trenerzy jest: Policz, ile zajmuje Ci to czasu, zastanów się, ile chcesz zarabiać (w tygodniu, za godzinę) i zestaw jedne dane z drugimi.
Zaczęłam się zastanawiać, jak policzyć: ile czasu zajmuje mi kontakt z klientem?, ile zrobienie oferty?, a spakowanie się na szkolenie? Przecież zapisywanie tego to jakiś koszmar…
Zapisywanie tak, ale Toggl daje możliwość naciskania „start” i „stop” przy każdy zadaniu, a następnie dzieli się zaawansowaną statystyką. Dlatego śledzenie, a w konsekwencji zarządzanie swoim czasem i finansami, stało się dla mnie o wiele prostsze!
Grafika 1: przycisk „start” w aplikacji Toggl na telefonie.
Funkcje
Z aplikacji można korzystać na komórce lub komputerze, lub w sposób łączony – i ten polecam najbardziej. Telefon służy mi na co dzień do zarządzania czasem pracy, a w wersji komputerowej robię porządki, analizy i rozliczam się. Bardzo wiele przydatnych funkcji jest w planie bezpłatnym, choć oczywiście można wykupić płatną subskrypcję i rozszerzyć aplikację o wiele ciekawych funkcji, np. łączenie pracy całego zespołu.
W aplikacji można definiować różne aspekty. Co robisz? Dla kogo (np. różni klienci, współpracownicy)? W ramach jakiego projektu? Jaką masz stawkę za godzinę tego działania? Można też tworzyć tagi (np. praca zdalna, praca w biurze lub cokolwiek, czego potrzebujesz). Możesz przygotować sobie listę kategorii wcześniej lub tworzyć ją na bieżąco.
Grafika 2: zrzut ekranu z mojego telefonu; najczęstsze projekty, nad czym pracowałam wczoraj, a nad czym pracuję obecnie oraz wybrane statystyki.
Na grafice powyżej widzicie łączny czas zmierzony dzisiaj i wczoraj, kolorem zaznaczone są projekty, nad którymi pracuję oraz na szaro – nazwa klienta, dla którego wykonuję dane zadanie: ŚNY (w tym przypadku to moja własna firma). Przy każdym zadaniu mogę również dodać szerszy opis, jak np. pisanie artykułu, jeśli liczę swój czas spędzony na EPALE.
Najważniejszym jest po prostu przycisk „start” i „stop”, który obsługuje się równie łatwo jak aplikację do odtwarzania muzyki; wybierasz lub tworzysz zadanie i gdy zaczynasz je wykonywać, naciskasz „start”, a gdy kończysz – „stop”. Cała filozofia.
Resztę pracy aplikacja wykonuje za Ciebie. Podpowiada najczęstsze zadania (więc nie musisz ich szukać na długiej liście) i tworzy bardzo przydatne statystyki. Łatwo dowiesz się, ile czasu poświęcasz na jakie zadanie w określonym przedziale, co zajmuje go najwięcej, w jakich godzinach pracujesz. Aplikacja ma również opcje pracy w systemie Pomodoro, co może pomóc, gdy pracujesz nad skupieniem i efektywnością. 
Grafika 3: ekran do uruchomienia funkcji Pomodoro.
Wszystkie statystyki można przeglądać online, na komórce, ale program pozwala też wygenerować estetyczne raporty w formacie .pdf, które można przesłać do klienta lub w formacie umożliwiającym dalszą analizę w popularnych arkuszach kalkulacyjnych.
Grafika 4: wizualizacja zaawansowanych statystyk (po lewej) lub eksport w formacie .pdf (po prawej).
Wielość kategorii i możliwość tworzenia tagów może być np. systemem rozliczania pracy zdalnej czy hybrydowej, gdy obowiązek takiej statystyki narzuca na Ciebie pracodawca lub warunki realizacji projektu.
Wszystkie wpisy można edytować – więc gdy zapomnisz wyłączyć aplikację i jakieś zadanie trwa nieprzerwanie od wielu godzin – można łatwo nanieść korektę. Gdy Twój czasomierz jest zbyt długo włączony, aplikacja dodatkowo może wysłać maila z przypomnieniem, że jedno zadanie trwa podejrzanie długo.
Aplikację można zintegrować z innymi, ważnymi programami np. kalendarzami (Google, Outlook i inne) czy programami do zarządzania projektami (np. Jira czy Assana) i tym samym łączyć mierzenie czasu i efektywności z umiejętnym zarządzaniem zadaniami i planowaniem. W ramach grupy Toggl są jeszcze kolejne aplikacje, np. Toggl plan, która służy do zarządzania projektami i świetnie współpracuje z Toggl track.
Umiejętność określenia, co i ile Ci zajmuje, może być niezmiernie ważne, gdy wyceniasz dany projekt w ujęciu czasowym lub finansowym. Aplikację możesz wykorzystywać nie tylko w kontekście zawodowym. Może jesteś ciekawa/ciekawy, ile czasu w tygodniu poświęcasz na dojazdy do pracy? Albo ile czasu spędzasz nad nauką języka vs sprzątaniem?
Jeśli dopiero się uczysz zarządzać swoim czasem, nie umiesz ocenić tego intuicyjnie lub tak jak ja – kochasz dane i nowe technologie, Toggl może być ciekawą propozycją do wypróbowania.
Bądź pierwszą osobą, która zostawi swój komentarz